چند مهارت کلیدی در مدیریت زمان

توانایی مدیریت و کنترل زمانی که در اختیار داریم، یکی از ویژگی‌ها و معیارهای افراد موفق است. برای مدیریت زمان راهکارهای عملیاتی وجود دارد که استفاده از این راهکارها علاوه بر کنترل زمان، بهره‌وری شما را چند برابر می‌کند. با تکنیک‌هایی که در زیر آموزش می‌دهیم، سرعت و قدرت حرکتتان را افزایش دهید و به سوی موفقیت بتازید.

فهرست کار درست کنید

داشتن فهرست کار، یکی از اساسی‌ترین راهکارهای مدیریت زمان است. خیلی از افراد کم و بیش از این راهکار بهره می‌برند، با این وجود نقص‌هایی در این فهرست نویسی دارند. به طور کلی فهرست کارها باید روزانه تهیه شود، فقط شامل کارهای مهم باشد، همواره در دسترس و جلوی چشم باشد، کارهای نوشته شده در آن با وظایف شما متناسب باشد، و روش انجام بهینه آن نوشته شده باشد. برنامه‌های موبایلی زیادی هست که می‌توان با آنها یک لیست کار حرفه‌ای تهیه کرد. یکی از بهترین آنها، واندرلیست است. پیشنهاد می‌کنم حداقل یک ماه به طور حرفه‌ای از آن استفاده کنید.

نقشه زمانی بسازید

کارهای لیست روزانه خود را اگر ملاحظه کنید، کارهای مهم و ضروری را می‌بینید. اما روز شما تنها به انجام این کارها ختم نمی‌شود، علاوه بر این ترتیب انجام این کارها نیز در میزان صرف زمان مؤثر است. جدای از این، موارد و عواملی محدود کننده برای برنامه‌ریزی شما وجود دارد و باید به خاطر داشته باشید که تنها با کشف و غلبه بر عوامل محدود کننده می‌توانید در جهت کسب اهداف پیشرفت کنید. پس برای انجام امورات خود نقشه زمانی طراحی کنید که طبق اولویت‌ها امورات را سازماندهی کند. نقشه زمانی را برای کارهای مهم و گسترده نیز می‌توان تهیه کرد تا از زمان تقریبی هر بخش و در انتها یک کار، بتوان مطلع شد.

اسناد مهم را بایگانی کنید

فرقی نمی‌کند که شما مدیر هستید یا کارمند، مسئول دبیرخانه هستید یا شغل آزاد دارید و یا خانه‌دار هستید، همه افراد کم و بیش اسنادی دارند که باید بایگانی کنند. از شماره تلفن‌ها گرفته تا اسناد مهم اداری، مدارکی وجود دارد که باید به طور بهینه نگهداری شوند. چند نکته کلیدی که وجود دارد این است که تنها اسناد مهمی که بعداً به آنها نیاز دارید را نگه دارید. هرگاه خواستید سندی را بایگانی کنید از خودتان این سوال را بپرسید که آیا بعداً به این مورد نیاز خواهم داشت؟ اگر پاسخ مثبت بود آن را نگه دارید، در غیر اینصورت در زمان و مکان خود اسراف کرده‌اید. نکته دیگر اینکه بایگانی مرتبی داشته باشید. یک فضای خاص را برای دسته‌بندی و نگهداری هرآنچه که می‌خواهید نگه‌دارید، تعبیه کنید و به وسعت نبخشیدن به آن همت کنید! نکته سوم این است که بایگانی مرتب، منظم و دسته بندی شده‌ای داشته باشید. نکته آخر اینکه در دوره‌های زمانی میان‌مدت، بایگانی خود را بازنگری کنید و از اسناد غیر ضروری پاکسازی کنید.

انعطاف پذیر باشید

ذهن خود را همواره برای انجام کارها به طرق دیگر، باز نگه دارید. خیلی از وقتها درگیر انجام کارها می‌شویم بدون اینکه به روش‌های دیگر فکر کنیم؛ در صورتی که ممکن است روش‌های بهتر و بهینه‌تری هم وجود داشته باشد. پس ذهن خود را برای پذیرش دگرگون کارها منعطف نگه دارید.

آیا تمایل دارید یک مقاله خوب در مورد تغییر در زندگی مطالعه کنید؟

از بهترین زمان روز استفاده کنید

بهترین زمان روز، زمانی است که کارایی شما در بالاترین سطح ممکن قرار دارد، در این زمان سرحال هستید و امورات را به بهترین وجه ممکن انجام دهید. این زمان برای هر کسی ممکن است متغیر باشد، و خودتان باید ببینید که چه زمانی بهترین زمان روز شماست. بعد از اینکه این زمان را کشف کردید، نوبت آن است که کارهای مهم، فکری و سنگین خود را در این زمان انجام دهید. مطمئن باشید با این روند، کارهای سنگین را بهتر به سرانجام خواهید رساند و در نهایت، در زمان خود صرفه جویی قابل ملاحظه‌ای خواهید داشت. یادتان نرود که این زمان را در برنامه زمانی خود و ترتیب انجام امور لحاظ کنید.

سخت ترین کار را اولین کار خود قرار دهید

برای همه ما کارهایی وجود دارد که سخت‌ترین کار روز به حساب می‌آید و معمولاً چون این کار را دوست نداریم انجام دهیم، آن را به تعویق می‌اندازیم. این به تعویق انداختن شاید زمان انجام کار را تغییر دهد، ولی موجب به وجود آمدن استرس و فشار عصبی می‌شود. و این استرس روی بقیه کارهای ما تأثیر مخربی خواهد داشت. پس سخت‌ترین و بدترین کار روز را هر چه زودتر انجام دهید، خیالتان زودتر راحت می‌شود و به انجام درست کارهای بیشتری می‌انجامد.

برای کارهایتان ضرب‌الاجل قرار دهید

ضرب‌الاجل به معنای مهلت قرار دادن است؛ و مفهوم کاربردی آن این است که برای هر کاری مهلت انجام بگذارید و سعی کنید به این زمان‌بندی پایبند بمانید. در این صورت کارها را کش نمی‌دهید و می‌توانید برنامه خود را دقیق‌تر نمایید. اما اگر برای اموراتتان مهلت انجام نداشته باشید، در ذهنتان این تداعی می‌شود که هر زمانی که اراده کنید می‌توانید آن را انجام دهید و نهایتاً می‌بینید که حجم انبوهی از کارها روی هم تلنبار شده و هیچ کدام به سرانجام درستی نمی‌رسد. ضرب الاجل قرار دادن کلید مهمی در برنامه ریزی زمانی است.

کارهای مشابه را یکجا انجام دهید

خیلی از اوقات کارهایی در طول روز داریم که به یکدیگر شباهت دارند. مثلاً چند تماس تلفنی، مطالعه و پاسخگویی به چند نامه، خرید چند کالا یا. … تجربه نشان داده انجام کارهای مشابه در یک زمان، هم مجموع زمان آنها را کاهش می‌دهد و هم آن کارها به نحو مطلوب‌تری انجام می‌شوند. یکی از علل این مطلوبیت، در تمرکزی که روی کارها می‌شود است، چون از این شاخه به آن شاخه نمی‌پریم و ذهنمان درگیر چند شکل کار نیست. علت دیگر این است که زمان شروع و پایان کارهای میانی حذف می‌شوند. اگر روزی چند بار به خرید بروید، زمان‌های قبل و بعد از خود عملِ خرید در مجموع، زمان‌های قابل ملاحظه‌ای می‌شوند و با خرید یکجا، اغلب این زمان‌ها حذف می‌شوند.

پر انرژی و پر توان باشید D:

سیدمحمد حسنی‌زاده

2 نظرا

  1. […] خصوص مدیریت زمانف مطالعه این مقاله و این مقاله هم خالی از لطف […]

  2. […] دارید کارهایتان را با سرعت بیشتری انجام دهید؟ آنها را زمان‌بندی کنید. برای هر یک زمان مورد نیازش را مشخص کنید و متعهد […]

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *