افزایش بازدهی – چگونه بازدهی کارکنان را افزایش دهیم؟

بازدهی

وقتی با مدیران مجموعه‌ها به گفت‌وگو می‌نشینم همیشه پای یک موضوع مهم به میان کشیده می‌شود: افزایش بازدهی کارکنان. همه مدیران، چه در سطح خُرد و چه کلان به دنبال این هستند که بازدهی فعالیت‌های خودشان را افزایش دهند، به همین علت به افزایش بازدهی نیروی انسانی خود اهمیت زیادی می‌دهند.

بازدهی چیست؟

بازدهی در یک تعریف ساده، میزان دریافت خروجی مطلوب، به ازاء ورودی است.

مثلاً یک گندم‌کار، یک هکتار زمین(در کنار سایر عوامل نظیر بذر و آبیاری و … = ورودی) را زیر کشت می‌برد، و در پایان فصل یک تن گندم (= خروجی) برداشت می‌کند. کشاورز دیگری با همان مقدار زمین، گندم بیشتری درو می‌کند، پس بازدهی فعالیت نفر دوم از نفر اول بیشتر است.

معیارهای بازدهی بسته به نوع کار، جایگاه افراد، عوامل محیطی و … متغیر است. لذا نمی‌توان یک نسخه واحد برای کل مجموعه‌های کاری ارائه داد و باید با توجه به مستندات علمی و راهکارهای مدیریتی عوامل را لحاظ کرد.

نیاز به افزایش بازدهی؟

اینکه بتوانیم از داشته‌هایمان بیشترین استفاده را ببریم، به خودی خود مطلوب است و هیچ فرد عاقلی تمایل به برداشت کم، در جایی که امکان بیشتری است، را ندارد.

از سوی دیگر چون برای هر کار و فعالیتی یک سری منابع مورد استفاده قرار می‌گیرد، سعی می‌شود تا بالاترین بهره از این منابع کسب گردد. حفظ و حراست از منابع یکی از کلیدهای تدام کارهاست.

در کشور ما علی‌رغم اینکه منابع بسیار زیادی در حوزه‌های مختلف وجود دارد و از جنبه‌های مختلف غنی هستیم، ولی برداشت متناسب با بکارگیری این منابع انجام نمی‌شود. به عنوان مثال ما منابع زیرزمینی خود را به صورت خام، صادر می‌کنیم، سپس فراورده‌های همین منابع خام را با چندصد برابر قیمت وارد می‌کنیم.

بازدهی ما در این حوزه بسیار ضعیف است و از توانمندی‌هایمان استفاده نمی‌کنیم، در بخش‌های دیگر هم می‌توان مثالهای متعدد دیگری را ارائه کرد.

آنچه در این نوشته مورد اشاره ماست، بکارگیری نیروی انسانی به عنوان رکن کلیدی هر حرفه‌ای است. هر فعالیتی در هر بخشی که بخواهد انجام شود، توسط نیروی انسانی و مجموعه افراد طرح‌ریزی و اجرا می‌شود، لذا می‌توان با بالا بردن بازدهی نیروی انسانی، بخشی از افزایش بازدهی مورد نیاز را تأمین کرد.

چگونه بازدهی کارکنان را افزایش دهیم؟

پس از اینکه عوامل مختص هر کار و فعالیتی کشف و سنجیده شد، باید متناظر با آنها کارهایی را برای بالابردن بازدهی افراد انجام دهیم. در ادامه مواردی که برای اکثر مشاغل مشترک است و همه باید به آنها توجه کنند را بررسی می‌کنیم. من این عوامل را در سه دسته وابسته به کار، وابسته به نیروی انسانی و وابسته به مدیریت دسته بندی کرده‌ام تا مرور بهتر و روان‌تری داشته باشیم.

بازدهی

وابسته به کار

عوامل وابسته به کار آن عواملی هستند که از خود فعالیت نشأت می‌گیرند و با تغییر نوع آن، این عوامل نیز تغییر می‌یابند. نوع کار و ارتباطی که کارکنان با آن بر قرار می‌کنند، سهم عمده‌ای در فعالیت خروجی دارد.

فهم درست از کاری که باید انجام شود را منتقل کنیم

هر کارمند/کارگر/پیشه‌وری باید بداند دقیقا چه کاری انجام می‌دهد. علت انجام آن کار را بداند و هدف را هم بتواند درک کند. اگر فهم درستی از کار وجود نداشته باشد، خطاهای شناختی و عملکردی افزایش می‌یابد.

وقتی هدف معلوم باشد، افراد بهتر و راحت‌تر می‌توانند خود را با آن تطبیق دهند و برای دسترسی به آن تلاش کنند.

اگر کار چارچوب‌دار و معیّن است، روندها ارائه شوند

کارهایی که می‌توان و یا باید برای آن روال معینِ دائمی تعریف کرد، را با چارچوب‌های واضح و قوانین کاربردی معلوم کنید. در این صورت فرد می‌داند در هر مرحله از کار، چه فعلی را باید انجام دهد. همین باعث می‌شود که سرعت انجام کارها بالا رود و همه فعالیت‌های مشابه، نتایج مشابه داشته باشند و استانداردهای کار رعایت شوند.

مثلاً اداره ثبت اسناد و املاک را در نظر بگیرید، نوع ورودی‌ها درچند قالب معلوم، و نوع خروجی‌ها هم معلوم است. پس با وضع روندها و قوانینی می‌توان همه پرونده‌های مشابه را به نحو یکسانی به سرانجام رساند. حُسن داشتن روند مشخص این است که ارباب رجوع می‌داند اموراتش چه سیری را باید طی کند تا به اتمام برسد.

از سوی دیگر برای کارهایی که روندهای متغیر دارند و خلاقیت کاری حرف اول را در آن می‌زند، چارچوب معیّن کردن نه تنها کارساز نیست بلکه از بین برنده توان کاری افراد خواهد بود.

به عنوان مثال اگر یک گرافیست حرفه‌ای استخدام کنید ولی به او بگویید که تنها با تغییرنوشته‌ها پوستر طراحی کن و یک قالب همیشگی و معلوم به او ارائه دهید، یا کار را نمی‌پذیرد، و یا بعد از اندک زمانی از شما جدا خواهد شد. ذوق هنری و خلاقیت در تولید گرافیکی حرف اول را می‌زند و چارچوب معیّن کردن باعث کاهش توان این دست افراد می‌شود.

نتیجه نهایی معلوم باشد

معلوم بودن نتیجه‌ای که باید به آن دست پیدا کرد، در تنظیم امور و ارتقاء سطح عملکرد بسیار موثر است. هر فردی باید بداند در انتهای کار، به چه چیزی باید دست پیدا کند، خواه این کار چارچوب‌دار باشد، یا خلاقانه.

بازدهی

وابسته به نیروی انسانی

نیروی انسانی کلیدی‌ترین عنصر هر مجموعه‌ای است. هرگاه بازدهی این عنصر افزایش یابد، کل سیستم رشد می‌کند و هرگاه این عنصر دچار فساد و کاهش توان شود، کل مجموعه دچار آسیب خواهد شد.

عنوان این مقاله که افزایش بازدهی کارکنان است، ناظر به همین مسئله می‌باشد.

آیا تمایل دارید یک مقاله خوب در مورد تغییر در زندگی مطالعه کنید؟

تقویت انگیزه‌ها

انگیزه سوخت روحی برای حرکت است. اگر برای کاری انگیزه کافی وجود نداشته باشد، طبعاً نمی‌توان انتظار داشت که آن کار به خوبی اجرا شود. انگیزه ابعاد مختلفی دارد. برای یک نفر ارتقاء شغلی انگیزه خوب فعالیت‌کردن است، برای دیگری دست یافتن به درآمد بیشتر، فرد دیگری در چشم مدیران و شاخص بودن را دوست دارد، فرد دیگری کسب رضایت درونی و معنوی، و …

کارمندی را فرض کنید که هیچ انگیزه‌ای برای بهتر کار کردن ندارد، به طور حتم این فرد کارش را در حداقل حد ممکن انجام می‌دهد، به گونه‌ای که تنها انجام وظیفه کرده باشد. از او نمی‌توانید انتظار اثربخش بودن را داشته باشید.

اگر می‌خواهید بازدهی کارکنان‌تان را افزایش دهید، باید اول انگیزه‌ها را کشف کنید و سپس به طور مداوم به تقویت انگیزه‌های افراد بپردازید.

نیازهای کارکنان را بدانیم

هر کسی برای اینکه کار خود را به خوبی انجام دهد، به برخی لوازم و ساختارها نیاز دارد. برخی از این نیازها تا حدی جنبه شخصی و شخصیتی پیدا می‌کند و با در نظر گرفتن این ظرافت‌ها، می‌توان کارمندانی موثرتر داشت.

به عنوان مثال فردی که کارش تایپ مکتوبات اداری است، به رایانه نیاز دارد، کارمند حسابداری هم به رایانه نیاز دارد، مدیران هم به رایانه نیاز دارند، ولی رایانه برای هر کدام، کارکرد خاصی دارد. کسی که به طور مداوم به تایپ مشغول است، نوع خاصی از صفحه کلید را نیاز دارد. به طوری که خستگی کمتری را تجربه کند. کارمند حسابداری شاید ابزارهایی اضافه‌تر از ابزارهای معمول را نیاز داشته باشد، همچنین شاید یک لپ‌تاپ سبک و قدرتمند برای مدیر مناسب‌تر باشد تا یک رایانه رومیزی.

هر کدام نیاز خاص خود را دارند، و توجه به این نیازها می‌تواند راهگشا باشد. من به شخصه مخالف خریدهای عمده بدون درنظر گرفتن اینگونه نیازها هستم. در محیط کاری خودم حتی گاهی کاربر را برای خرید ملزومات مورد نیاز خودش مأمور می‌کنم تا آن چیزی که لازم دارد و بهتر می‌تواند با آن کار کند را تهیه کند.

آزادی عمل نسبی را در نظر بگیریم

آزادی عمل داشتن مخالف وجود قوانین و مقررات نیست، بلکه در چارچوب مقررات جاری هر ارگانی می‌توان برای کارکنان مقداری آزادی عمل را در نظر گرفت، به گونه‌ای که به بالاتر رفتن سطح عملکردی آنها بیانجامد.

برخی از شرکت‌های نوپا در این زمینه بسیار باز عمل می‌کنند، به طوریکه ساعات کاری افراد و پیوستگی کار را شناور در نظر می‌گیرند. دراین شرکت‌ها فرد الزامی به حضور رأس ساعت معینی ندارد، حتی لازم نیست حتماً در محیط کار حاضر باشد، تنها باید کاری را به او سپرده شده را به نحو مطلوب به انجام برساند.

قبول دارم که این مورد بسیار وابسته به سطح فهم و فرهنگ افراد و همچنین فرهنگ سازمانی حاکم است، و البته می‌بینیم که روز بروز با حرفه‌ای‌تر شدن فعالیت‌های شرکت‌ها و پررنگ شدن بخش‌های خصوصی در اقتصاد کشور، فضا برای این گونه تغییرات بهتر و بازتر می‌شود.

آزادی عمل داشتن خصوصاً در کارهایی که از جنس خلاقیت هستند و در چارچوب‌های سنتی نمی‌گنجند بسیار موثر و راهگشاست.

افت آزادی عمل داشتن هم این است که بالکل کارمندان را در کارهایشان رها کنیم، بدون اینکه مبدأ و مقصد کار را معیّن کنیم.

خوب است مدیرانی که این مطلب را می‌خوانند امورات کارکنان را بررسی کنند و ببینند چطور می‌توانند این آزادی عمل را در محیط کاری ایجاد کنند.

امکان شخصی‌سازی محیط را فراهم آوریم

یکی از نیازهایی که افراد دارند این است که به بُعد زندگی شخصی آنها در حد ممکن توجه شود. از جمله اینکه ابعاد شخصیتی افراد لحاظ شوند.

می‌دانیم که افراد به لحاظ جنبه‌های شخصیتی، تیپ‌های مختلفی دارند. برخی درون‌گرا هستند و بیشتر تمایل دارند که سرشان در کار خودشان باشد، اینها نیاز دارند که محیط ایزوله‌تری نسبت به برون‌گراها داشته باشند. برونگراها در برقراری ارتباط با دیگران فعال‌تر هستند و تمایل به در معرض افراد قرار گرفتن دارند.

درون‌گراها نیاز دارند که در فعالیت‌هایشان ارتباط کمتری با دیگران داشته باشند و این مورد برای برون‌گراها در نقطه مقابل قرار دارد. به همین دلیل درون‌گراها دوست دارند هرآنچه از ملزومات کاری نیاز دارند، دم دست آنها باشد، مستنداتشان همیشه در کنارشان باشد و در کل لازم نباشد برای استفاده از تجهیزات مختلف به دیگران مراجعه کنند، ولی برون‌گراها ابایی از اینکه تمام طول زمان کاری را به همکاران خود سر بزنند، ولو به بهانه گرفتن کاغذ و یا گرفتن مستندات و …

درون‌گراها محیط کاری بسته می‌خواهند و برونگراها محیط کاری باز. درون‌گراها از اینکه مانیتورشان دیده شود متنفر هستند، ولی این مورد برای برونگراها اصلاً اهمیتی ندارد.

وابسته به مدیریت

عواملی هستند که کاملاً و یا تا حد زیادی در اختیار مدیران قرار دارند و وابسته به آنها هستند. مثل:

کشف موانع ارتباطی

وقتی افرادی برای انجام اموراتی در کنار هم قرار می‌گیرند، ایجاد ارتباط بین آنها اجتناب ناپذیر است. زمینه‌سازی و هدایت ارتباطی سازنده که به پیشرفت کارها بیانجامد از وظایف ذاتی مدیران است. کنش‌ها و واکنش‌های افراد متأثر از ارتباطات آنهاست، پس این مورد را باید بسیار مورد توجه قرار داد.

گاهی این ارتباطات درون مجموعه‌ای خوب برقرار نمی‌شود و افراد با یکدیگر دچار اصطکاک می‌شوند. شناخت و رفع این موانع بسیار مهم است. موانع ارتباطی می‌تواند عامل دلخوری‌ها، تداخلات کاری، فراموش‌شدن مأموریت‌ها و دور شدن از اهداف سازمانی شود.

یادآوری مداوم ارزشهای سازمان

توجه به ارزش‌های سازمان در بهبود عملکرد کارکنان بسیار موثر است. درست است که هر کسی در هر سطحی، چه مدیر چه کارمند، چه کارگر و … می‌بایست ارزش‌های سازمان را حفظ کند، با این وجود، این مدیران هستند که باید به طرق مختلف و به طور مداوم ارزش‌های سازمانی را گوشزد کنند.

منظور این نیست که هر از گاهی بخش‌نامه‌ای صادر شود و یا بیانه‌ای قرائت شود، بلکه در برنامه‌ریزی‌ها و اجرای فعالیت‌ها بگونه‌ای عمل شود که آگاهانه و ناخود ارزش‌های سازمان یادآوری شود.

مدیریت به ارزشها پایبند باشد

گفتیم که پایبندی به ارزش‌های سازمان می‌تواند بازدهی افراد را افزایش دهد، ولی واقعیت این است که کارکنان همواره به مدیران خود نگاه می‌کنند، اگر مدیران خود پایبند به ارزشها باشند و در جهت حفظ آنها گام بردارند، کارکنان هم از انها تبعیت می‌کنند، ولی اگر مدیران خود پایبند به این ارزشها نباشند، نباید انتظار داشت که کارکنان پیشرو در این عرصه باشند.

استثنائاتی در این زمینه وجود دارد:

  • وقتی که عدم پایبندی مدیر به ارزشها به سطح تعارض برسد؛
  • وقتی که کارکنان پایند به ارزش‌هایی فراتر از ارزش‌های سازمان باشند؛
  • وقتی کارکنان به هر دلیلی در تبعیت کامل از مدیران خود نباشند و چشم به خارج از سازمان خود داشته باشند.

همه به یک دید نگاه شوند، همه به یک دید نگاه نشوند

کارکنان دوست دارند دیده شوند و این دیده شدن به بازدهی بهتر فعالیت‌های آنها می‌انجامد. هر کسی هم به گونه‌ای دوست دارد دیده شود. اگر تنها یک معیار برای سنجش افراد در نظر گرفته شود، کسانی که با آن معیار مطابقت دارند به درستی سنجیده می‌شوند، ولی کسانی که مطابق آن معیار نباشند چه؟

این جمله از انیشتین نقل شده که: اگر ماهی را در توانایی بالا رفتن از درخت بسنجیم، البته ماهی یک احمق است!

هر کسی را باید نسبت به کاری که بر عهده دارد و توانایی‌های خاص خودش سنجید و نگاه کرد.

موارد دیگری در این زمینه وجود دارد، و از آنجا که گسترش مطالب و آموزه‌ها به تنهایی نمی‌تواند چاره ساز باشد و باید کارهای عملی در این زمینه انجام داد، به همین موارد اکتفا می‌کنم و مطالب تکمیلی را در مطالب آینده مطرح خواهم کرد.

اگر یک آموزش کپسولی و کاربردی را می‌خواهید، در دوره رایگان ما شرکت کنید:

ثبت نام در دوره رایگان

یک دوره رایگان برای آموزش بهبود عملکرد، مدیریت زمان، انرژی و ... برای شما آماده کرده‌ایم

Please wait...

Thank you for signing up!

 


یک پیشنهاد

کتابها بهترین منابع برای یادگیری و آموزش افراد هستند، و کتابهایی که ساده نوشته شده باشند و مطالب کاربردی داشته باشند، بیشتر مورد نیاز و اقبال افراد هستند. کتاب حسش نیست را با همین دیدگاه نوشته‌ام؛ زبان ساده، متن روان و تمرینات عملی و البته در حجم کم.

رشد شخصی

پیشنهاد می‌کنم نسخه الکترونیکی این کتاب را از طریق لینک زیر تهیه نمایید:

kharid-el

(اطلاعات بیشتر در اینجا)

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *